Biznes

Podstawowe zasady etykiety w europejskim biznesie o których możesz nie wiedzieć

Otwarcie granic, rozległe kontakty biznesowe i współczesna globalizacja wymusiły na nas, a raczej ułatwiły kontakty biznesowe z kontrahentami z całego świata. Często wydaje nam się, że poza znajomością danego języka obcego (ewentualnie pomocą tłumacza z odpowiednimi kwalifikacjami), przygotowaniem merytorycznym czy odpowiednim strojem jesteśmy przygotowani do spotkania biznesowego. Jednak to nie wszystko, nie zapominajmy o jakże ważnych zasadach jakie panują w danym kraju, do którego właśnie wybieramy się w podróż służbową. Równie ważne jest to, aby zapoznać się z nimi, nawet jeśli w Polsce podejmujemy kontrahentów zagranicznych. Ostatnio na warsztat wzięliśmy Japonię – dziś jednak omówimy znacznie bliższe kraje.

Wielka Brytania

Anglicy, to nacja zdecydowanie konserwatywna i jednocześnie z dystansem, to Walijczycy, Irlandczycy czy Szkoci, są bardziej otwarci. Jeżeli przygotowujemy się do spotkania biznesowego, warto wcześniej zadbać o odpowiedni strój. Mężczyźni nie powinni zakładać na spotkanie krawata w paski i najlepiej, gdyby ubrali wiązane buty. Z kolei kobiety najlepiej aby wybrały klasyczne czarne garsonki. Oczywiście na spotkanie stawiamy się punktualnie i witamy się uściskiem dłoni, stojąc co najmniej dwa kroki od naszego rozmówcy. Należy rozpocząć rozmowę o bieżących tematach, które nie łączą się bezpośrednio z negocjacjami, które nas czekają. Takim bezpiecznym i uniwersalnym tematem jest pogoda, jeśli zostaniemy zapytani np.: „Deszczowy dzień dzisiaj mamy, nieprawdaż?”, po prostu przytaknijmy, ponieważ jeśli nie zgodzimy się z takim stwierdzeniem, może to zostać odebrane jako bardzo nieuprzejme zachowanie z naszej strony. Kiedy przejdziemy do głównego tematu spotkania, nie poruszajmy już tematów mniej istotnych. Brytyjczyków może krępować utrzymywanie zbyt krótkiego dystansu podczas rozmowy, ciągły kontakt wzrokowy lub tematy, które wkraczają w ich życie prywatne. Jeśli chcemy odnieść sukces w negocjacjach i zrobić jak najlepsze wrażenie, bądźmy po prostu rzeczowi i konkretni, sprawiajmy wrażenie serdecznych ( a najlepiej bądźmy zwyczajnie serdeczni) i nie stawiajmy sprawy na ostrzu noża, czyli nie wymuszajmy szybkich i jednoznacznych decyzji na naszym przyszłym kontrahencie. I na koniec mała, ale istotna wskazówka – nie nazywajmy naszego partnera biznesowego Anglikiem, jeśli nie mamy pewności, że jest rodowitym Anglikiem. Może się tak zdarzyć, że dana osoba w rzeczywistości pochodzi ze Szkocji lub Walii. Takim zachowaniem możemy mocno urazić taką osobę.

Podsumowanie:

– zawsze należy pamiętać o zwrocie grzecznościowym „please”,

– można dosyć często używać zwrotu „sorry”,

– warto wyćwiczyć uśmiech na zawołanie,

– bądźmy dla wszystkich uprzejmi, nawet jeśli czujemy się nie najlepiej.

Francja

W kontaktach biznesowych z Francuzami szczególnie warto zwrócić uwagę na jeden bardzo istotny szczegół, mianowicie na znajomość języka francuskiego. Jest to naród, który przykłada ogromną wagę do języka ojczystego, a najlepiej może o tym świadczyć „Prawo Toubona” – ustawa z dnia 4 sierpnia 1994 r. dotycząca stosowania języka francuskiego. Znajomość tego języka może znacząco zwiększyć nasze szanse podczas negocjacji. Oczywiście do spotkania należy starannie się przygotować. Jeśli chodzi o Francuzów i spotkania biznesowe, to są oni niezwykle praktyczni i zwracają dużą uwagę na przygotowanie merytoryczne. Wskazane by było, aby przed spotkaniem zdobyć możliwie najwięcej informacji o firmie, z której będą przedstawiciele na spotkaniu. Prezentacja powinna być przygotowana w zwięzłej formie, bez żadnych dwuznacznych komunikatów. Bardzo istotny jest również wygląd. Nasz strój powinien być nienaganny, schludny, bez ekstrawaganckiej kolorystyki i raczej klasyczny. Dla panów zaleca się rezygnację z kamizelek do garniturów, a krawat najlepiej gdyby był ciemniejszy niż koszula. Jeśli chodzi o same spotkania w interesach, to starajmy się, aby jednego dnia nie umawiać kilku spotkań w krótkich odstępach czasowych. We Francji często prowadzone negocjacje mogą się przedłużyć, więc nie zdziwmy się, że umówiony czas spotkań nie zawsze jest wiążący. Jeśli rozmowy służbowe, które prowadzimy mogą trwać dłużej niż założyliśmy, najlepiej organizować je wspólnie z posiłkiem. Oczywiście w restauracji kierujemy się podstawowymi zasadami savoir-vivre przy stole. W dobrym guście by było, gdybyśmy posiadali wiedzę w jaki sposób jeść ślimaki lub czym kierować się podczas wyboru wina do danego posiłku. W złym guście jest zabieranie ze sobą upominków, nawet zwykły kalendarz firmowy może odnieść odwrotny efekt od zamierzonego. Dobrą praktyką zaś, będzie przygotowanie sporej ilości dokumentów, ponieważ pokażemy naszemu przyszłemu partnerowi biznesowemu jak poważnie i odpowiedzialnie podchodzimy do naszych rozmów. Jeśli drugie spotkanie odbędzie się po godzinach pracy w porze kolacji i w domu przyszłego kontrahenta, to są duże szanse na podpisanie interesującego nas kontraktu.

Posumowanie:

– we Francji posiłki są bardzo ważne, dlatego poznaj dokładnie zasady francuskiego savoir-vivre , ponieważ wiele relacji biznesowych ma swój początek podczas lunchu.

– sam biznes we Francji jest bardzo formalny, w związku z tym, pierwsze imiona są zarezerwowane tylko dla najbliższych. Często się zdarza, że nawet dzieci do własnych rodziców zwracają się poprzez: „Pani Mamo”, „Panie Tato”.

– dobrze by było rozpocząć rozmowę w języku francuskim, nawet jeśli nie władamy biegle tym językiem – za co najlepiej od razu z góry przeprosić. Nawet poznanie podstawowych zwrotów językowych, będzie mile widziane.

– starajmy się nie wchodzić na tematy polityczne, nie krytykujmy historycznych wodzów np. Napoleona, poczytajmy trochę literatury francuskiej i posłuchajmy muzyki z tego kraju. A jeśli już rozmawiamy o kulturze, sztuce czy francuskiej kuchni zauważmy, że są one najlepsze w świecie.

Niemcy

Chociaż Niemcy to jedni z naszych bliższych sąsiadów, to ich zwyczaje biznesowe różnią się od tych, które mają miejsce w Polsce. Na samo spotkanie trzeba się umówić ze znacznym wyprzedzeniem, najlepiej gdyby to było kilka tygodni wcześniej. Jeśli to druga strona inicjuje kontakt, nie zdziwmy się jeśli będzie to kilkumiesięczne wyprzedzenie terminu konferencji. Gdy już umówimy spotkanie, zróbmy wszystko, aby zjawić się na nim punktualnie o ustalonej godzinie. Żadne spóźnienia nie będą akceptowane przez naszego partnera w rozmowach. W niektórych przypadkach może nawet dojść do zerwania kontraktu lub negocjacji z naszym niemieckim kontrahentem. Jeśli już wybieramy się na umówione spotkanie zarezerwujemy odpowiedni „zapas czasu”, aby zjawić się punktualnie. Natomiast jeżeli dotrzemy wcześniej na miejsce, poczekajmy w pobliskim pubie, zaś na samo forum zjawmy się kilka minut przed planowaną godziną rozmów. Na samym spotkaniu pozwólmy, aby nas przedstawiono, unikajmy autoprezentacji. Gdy wejdziemy do pomieszczenia, w którym będą prowadzone negocjacje przywitajmy się ze wszystkimi, podając kolejno każdemu dłoń do uścisku. Postępujmy podobnie z osobami, które będą się pojawiać podczas spotkania, a później na jego zakończenie. Samo zachowanie podczas rozmów powinno wskazywać, że dobrze się do nich przygotowaliśmy. Brak konkretów, chaotyczność i roztargnienie mogą źle zostać odebrane, nawet jako lekceważenie strony przeciwnej. Jeśli argumentujemy jakieś tezy postawione na spotkaniu, bądźmy pewnie siebie i rzeczowi, a przy tym absolutnie nie zmieniajmy zdania w trakcie trwania rozmów.

Podsumowanie:

– podczas prowadzenia interesów z Niemcami, nigdy nie spóźniajmy się na umówione spotkania, punktualność to podstawa.

– używajmy tylko oficjalnych zwrotów i tytułów wobec naszych partnerów biznesowych. W Niemczech rozmówców tytułuje się z nazwiska, a nie z imienia, czyli: „Pani Merkel”, a nie „Pani Angelo”.

– spotkania biznesowe mają bardzo formalny charakter, dlatego wymagane jest zachowanie odpowiedniego dystansu i brak spoufalania się.

Włochy

Cechą dominującą u Włochów jest ich temperament, dlatego często w kontaktach są bardziej otwarci niż inne nacje. Są także „głośniejsi” i przywiązują mniejszą wagę do formalizmu. Zdarza im się mocno gestykulować, ale każdy gest ma swoje znaczenie, dlatego warto przed spotkaniem poznać ich znaczenie. Na rozmowy z Włochami zabierzmy osobę, która bardzo dobrze zna ten rynek. Dobrze byłoby przed spotkaniem sprawdzić wiarygodność partnera w biznesie w instytucjach, które nam to umożliwią. Nie bądźmy zdziwieni jeśli przeciwna strona postąpi podobnie, gdyż jest to jeden z przejawów profesjonalizmu i poważnego podejścia do sprawy. Zanim wylecimy do Włoch sprawdźmy czy spotkanie jest aktualne. Często może wystąpić jakaś zmiana i to wcale nie jest takie oczywiste, że ktoś nas o tym powiadomi. Jeśli już jesteśmy na miejscu, nie martwmy się, że druga strona w biznesie się spóźnia, jest to metoda i chwyt psychologiczny często wykorzystywany przy negocjacjach we Włoszech, aby osoby punktualne wytrącić z równowagi. Bądźmy wtedy spokojni i nie kierujmy się emocjami, nie dajmy zburzyć naszego spokoju i nie dajmy się wyprowadzić z równowagi. Wszelkie sygnały i aluzje są bardzo ważne dla Włochów, dlatego nigdy nie popędzajmy włoskich partnerów w biznesie do podejmowania decyzji, ponieważ mogą to odebrać jako desperację i nasze ukierunkowanie na podpisanie kontraktu za wszelką cenę. Najlepiej negocjacje zostawić na sam koniec a wcześniej omówić inne ważne aspekty spotkania. Przy rozmowach starajmy się utrzymywać kontakt wzrokowy. Niech uścisk czy zwykłe poklepanie po plechach nie wzbudzi naszego zaskoczenia. Warto komplementować osiągnięcia i poglądy naszych partnerów biznesowych. Po pierwszym spotkaniu z włoskim kontrahentem możemy otrzymać podarunek i dopiero wtedy my możemy odwdzięczyć się tym samym. Sam podarunek powinien być stylowy, w dobrym guście, niewielki i najlepiej, gdyby był on markowy. Jeśli następne spotkanie odbędzie się w domu kontrahenta zadbajmy o kwiaty dla Pani domu oraz przynieśmy jakiś dobry, polski alkohol. To czego należy unikać, to wręczanie ostrych przedmiotów, które oznaczają koniec współpracy oraz pakowania prezentów w papier w kolorze fioletowym, czarnym lub złotym, które symbolizują żałobę i pecha. Oczywiście jak w każdym kraju strój jest ważny, ale bez zbędnej przesady i ekstrawagancji. Ważne elementy stroju dla panów, to spinki do mankietów i zegarek, zaś dla pań buty i torebka, które oczywiście powinny być nie najtańsze i bardzo dobrej jakości, a najlepiej gdyby były markowe. Nie trzeba pisać, że zaskarbimy sobie uznanie, jeśli na tych przedmiotach znajdzie się logo włoskiego producenta lub projektanta.

Posumowanie:

– niech twój strój będzie gustowny. Wygląd zewnętrzny ma ogromne znaczenie, a jego ukoronowaniem będą stylowe i markowe akcesoria oraz bardzo dobrej jakości skórzane obuwie.

– na północy Włoch lepiej się nie spóźniać i traktować poważnie umówione terminy, natomiast na południu Włoch musimy się przygotować, że będziemy czekać na naszego partnera biznesowego.

– często spotkania w interesach mają wygląd ożywionych dyskusji i swobodny przepływ myśli, zaś te najważniejsze decyzje często zapadają poza nimi.

– Włosi bardzo szanują pozycję, doświadczenie życiowe i władzę, dlatego hierarchia jest dla nich bardzo ważna.

 

Bez względu na to w jakim kraju prowadzimy interesy przestrzegajmy podstawowych zasad kultury osobistej. Panujmy nad sobą, bez względu na to czy stoimy czy siedzimy, nie wkładajmy rąk do kieszeni przy rozmówcy. Niedopuszczalne są też żarty na temat mieszkańców państwa, w którym obecnie przebywamy, ponieważ nie wszyscy mają odpowiedni dystans do siebie i nie potrafią się śmiać z siebie, a wiele utartych stereotypów jest nieprawdziwych i krzywdzących.

Tagi

Biznes Marketing

Platforma skupiająca ludzi przedsiębiorczych nastawiona na wsparcie, wymianę wiedzy i doświadczeń! Stawiamy na rozwój i poruszamy wiele zagadnień z zakresu: biznesu, szeroko pojętego marketingu, technologii, rozwoju osobistego, budowania marki.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Close